Instagram ve Facebook hesabına yönetici ekleme: Ajansa şifre vermeden erişim

Sosyal medyanızı bir ajansa ya da yeni bir çalışana emanet ederken çoğu işletme önce şifreyi paylaşmayı düşünür. Oysa Instagram hesabına yönetici ekleme işi şifreyle değil, Meta'nın yetki sistemiyle yapılır. Kişiye ya da ajansa yalnızca ihtiyaç duyduğu işler için erişim verirsiniz. İş bittiğinde bu erişimi tek adımda kapatırsınız. Aşağıda Instagram işletme hesabına ve Facebook Sayfasına yönetici eklemeyi, kime hangi yetkinin verileceğini ve ajansla yollar ayrılırken yapılacakları adım adım anlatıyoruz. Menü adlarını Meta'nın Türkçe yardım sayfalarından aldık. Meta, arayüzünü sık sık güncellediği için ekranınızda küçük farklar görebilirsiniz.

Neden şifre değil, yetki verilmeli?

Şifre paylaşmak ilk gün pratik görünür, sonra sorun çıkarır. Yetki vermenin farkı dört noktada ortaya çıkar:

• Güvenlik: Şifreyi bilen herkes hesabın her yerine girer. İki faktörlü kimlik doğrulaması açıksa doğrulama kodlarını da paylaşmanız gerekir. Böylece koruma anlamını yitirir.
• İzlenebilirlik: Herkes kendi hesabıyla girdiğinde kimin ne yaptığı belli olur. Aynı şifreyle giren beş kişiyi birbirinden ayıramazsınız.
• Kolay kapatma: Biri ayrıldığında şifreyi değiştirip herkese yeniden dağıtmanız gerekmez. Yalnızca o kişinin erişimini kaldırırsınız.
• Sahiplik: Hesap sizin işletme portfolyonuzda durur. Ajans değişse de hesap sizde kalır.

Ajansın hesapta hangi işleri yapacağını sosyal medya yönetimi nedir yazısında anlattık. Hesapların kime ait olduğunu sözleşmeye yazdırmayı da unutmayın; bu konuyu ajans hizmet sözleşmesi yazısında madde madde ele aldık.

Başlamadan önce: Profesyonel hesap ve işletme portfolyosu

Yetki vermeden önce üç şeyin hazır olması gerekir:

1. Instagram profesyonel hesabı: Hesabınız işletme ya da içerik üreticisi hesabı olmalı. Kişisel bir hesabı eklemeye çalışırsanız Meta sizden profesyonel hesaba geçmenizi isteyebilir.
2. İşletme portfolyosu: Eski adı Business Manager'dır. Facebook Sayfanızı, Instagram hesabınızı ve reklam hesaplarınızı tek yerde toplar. Portfolyonuz yoksa business.facebook.com adresinde sol üstteki açılır menüden İşletme portfolyosu oluştur'u seçin (Meta'nın adımları). Portfolyoyu ajans değil, siz açın.
3. Instagram hesabının portfolyoya eklenmesi: Meta Business Suite'te Ayarlar'a gidin. Sol menüde Instagram hesapları'nı seçip Ekle'ye tıklayın. Açılan Instagram penceresine kullanıcı adınızı ve şifrenizi kendiniz girersiniz. Şifreniz kimseyle paylaşılmaz.

Meta'ya göre bir Instagram hesabı yalnızca bir işletme portfolyosunda bulunabilir. Hesabınızı geçmişte bir ajans kendi portfolyosuna eklediyse hesabın önce oradan çıkarılması gerekir. Son olarak portfolyonuzda iki faktörlü kimlik doğrulamasını açın.

Instagram hesabına yönetici ekleme adım adım

Çalışanınıza ya da serbest çalışan bir tasarımcıya erişim vermek için onu işletme portfolyonuza kişi olarak davet edersiniz. Instagram işletme hesabına yönetici ekleme adımları Meta'nın yardım sayfasına göre şöyledir:

1. Bilgisayarda Meta Business Suite'i açın ve Ayarlar'a gidin.
2. Sol menüde Kişiler'e tıklayın. Bu seçeneği görmüyorsanız portfolyonun tam kontrolü sizde olmayabilir.
3. Sağ üstteki Kişileri davet et'e tıklayın.
4. Kişinin e-posta adresini yazın ve İleri'ye tıklayın. Bu adres, kişinin Facebook hesabında kullandığı adresle aynı olmalıdır.
5. Portfolyo izinlerini seçip İleri'ye tıklayın. Çoğu çalışan için varsayılan temel erişim yeterlidir.
6. Instagram hesabını seçin, kişinin yapacağı görevleri işaretleyin ve Davet et'e tıklayın.

Kişi e-postayla gelen daveti kabul edince erişimi başlar. Meta'ya göre bütün özelliklerin açılması birkaç gün sürebilir. Kişi portfolyonuzda zaten varsa yeniden davet etmeniz gerekmez. Ayarlar'da Instagram hesabını seçip Kişi ata'ya tıklamanız yeterlidir (Meta).

Dönemlik çalışacak biri için davet sırasında geçici erişim seçeneğini kullanabilirsiniz. Meta'ya göre geçici erişim en az 3, en fazla 75 gün sürer. Süre dolunca kişi portfolyodan otomatik olarak çıkarılır (Meta).

Telefondan yapılabilir mi?

Meta, kişi ve izin adımlarını bilgisayardaki Meta Business Suite'e göre anlatıyor. Bu işleri bilgisayardan yapmanızı öneririz. Meta Business Suite mobil uygulamasında Instagram hesabını bağlamak gibi bazı ayarlar bulunuyor. Instagram uygulamasında ise uygun hesaplar için Paylaşılan erişim özelliği var. Profilinizdeki menüden bu bölüme girip kişi davet edebilirsiniz. Davet edilen kişi hesabı kapatamaz, başkasına erişim veremez, kullanıcı adını ve şifreyi değiştiremez. Ancak bu özellik her hesapta açık değildir (Instagram Yardım Merkezi).

Ajansı ortak olarak ekleme: Meta Business Suite'te iş ortağı

Ajansla çalışıyorsanız ekipteki herkesi tek tek kişi olarak eklemeyin. Bunun yerine ajansı ortak olarak ekleyin; Meta bu yolu ajanslar için sunuyor. Bu yöntemde varlıklarınızı ajansın kendi işletme portfolyosuyla paylaşırsınız. Ajans erişimi kendi ekibine dağıtır, ama sizin verdiğiniz görevlerin dışına çıkamaz.

Ortak eklemek için ajansın işletme portfolyosu kodu gerekir. Ajans bu kodu kendi ayarlarındaki İşletme portfolyosu bilgileri bölümünde bulur. Sonra Meta'nın anlattığı adımları izleyin:

1. Meta Business Suite'te Ayarlar'a gidin.
2. Sol menüde Kullanıcılar altındaki Ortaklar'a tıklayın.
3. Ekle'ye tıklayıp Bir ortağınıza varlıklarınıza erişim izni verin'i seçin.
4. Ajansın işletme portfolyosu kodunu girin ve İleri'ye tıklayın.
5. Instagram hesabınızı, Facebook Sayfanızı ve gerekiyorsa reklam hesabınızı seçin. Kısmi erişim veriyorsanız ajansın yapacağı görevleri işaretleyin.
6. Varlık ata'ya tıklayın.

Bir Sayfanın tam kontrolünü ortağa verseniz bile bazı hassas işlemler ona kapalı kalır. Ortak Sayfayı silemez, Sayfayı portfolyonuzdan çıkaramaz ve Instagram hesabının Sayfayla bağlantısını kesemez (Meta).

Bazen ajans size bir erişim isteği gönderir. Yalnızca çalıştığınız ajanstan gelen isteği onaylayın. Meta, Facebook'un hiçbir zaman Sayfanıza erişim istemeyeceğini belirtiyor (Meta). Ajans seçerken hesaplarınıza nasıl erişeceğini mutlaka sorun. Diğer ölçütleri Ankara'da sosyal medya ajansı seçimi yazısında bulabilirsiniz.

Facebook Sayfasına yönetici ekleme

Facebook Sayfasına yönetici ekleme yöntemi, Sayfanın bir işletme portfolyosunda olup olmamasına göre değişir.

Sayfa işletme portfolyonuzdaysa

Meta'ya göre bu Sayfaların erişimi Meta Business Suite'teki portfolyonuzdan yönetilir:

1. Bilgisayarda Meta Business Suite'te Ayarlar'a gidin.
2. Sol menüde Sayfalar'ı açın ve Sayfanızı seçin.
3. Kişi ata'ya tıklayın ve portfolyodaki kişiyi seçin.
4. Erişim türünü belirleyin: kısmi erişim (sadece işletme araçları), kısmi erişim (işletme araçları ve Facebook) ya da tam erişim.
5. Ata'ya tıklayın.

"Sadece işletme araçları" seçeneğinde kişi Sayfayı Meta Business Suite ve Reklam Yöneticisi'nden yönetir. Facebook'ta Sayfaya geçiş yapıp Sayfa adına doğrudan işlem yapamaz.

Sayfa portfolyoda değilse: Yeni Sayfalar Deneyimi

Yeni Sayfalar Deneyimi'nde iki ana erişim türü var. Facebook erişimi, tam ya da kısmi kontrolle Sayfayı hem Facebook'ta hem de diğer araçlarda yönetmeyi sağlar. Görev erişimi ise yalnızca Meta Business Suite gibi araçlardan çalışmaya izin verir (Facebook Yardım Merkezi). Adımlar şöyle:

1. Facebook'ta sağ üstteki profil fotoğrafınıza tıklayın ve Tüm profilleri gör'den Sayfanıza geçin.
2. Ayarlar ve gizlilik'e, ardından Ayarlar'a tıklayın.
3. Sayfa kurulumu bölümünden Sayfa erişimi'ni açın.
4. Facebook erişimi olan kişiler ya da Görev erişimi olan kişiler başlığının yanındaki Yeni Ekle'ye, sonra İleri'ye tıklayın.
5. Kişinin adını veya e-posta adresini yazıp seçin. Erişimi belirleyin ve Erişim İzni Ver'e tıklayın.
6. Facebook şifrenizi girip onaylayın. Kişiye bir davet e-postası gider.

Tam kontrolle Facebook erişimi verdiğiniz kişi sizi de Sayfadan çıkarabilir. Bu yetkiyi yalnızca firma içinden güvendiğiniz kişilere verin.

Hangi yetkiyi vermeli?

Meta'da iki temel erişim düzeyi vardır. Tam erişim her şeyi yönetmeyi sağlar; başkalarına erişim vermek ve reklam ödeme yöntemini yönetmek de buna dahildir. Bazı ekranlarda eski adıyla "tam kontrol" olarak geçer. Kısmi erişim ise yalnızca seçtiğiniz görevleri kapsar. Instagram hesabında bu görevler İçerik, Mesajlar, Topluluk hareketleri, Reklamlar ve İstatistikler olarak ayrılır (Meta).

Kural basittir: Herkese işini yapmaya yetecek kadar erişim verin.

Meta, portfolyonun tam kontrolünün iki aktif kişide olmasını öneriyor (Meta). OSTİM'deki bir kapı üreticisinde bu iki kişi firma sahibi ve muhasebe müdürü olabilir. Ajansa tam erişim vermek zorunda değilsiniz. Ajans reklam da yönetecekse reklam hesabının kurulumunu Instagram reklamı nasıl verilir yazısında anlattık.

Ajansla yollar ayrılırken: Erişimi kaldırma

Çalışma bittiğinde erişimi aynı gün kapatın. Meta'nın adımlarına göre bir ajansı çıkarmak için:

1. Meta Business Suite'te Ayarlar'a gidin ve sol menüden Ortaklar'ı açın.
2. Ajansın adına tıklayın. Sağ üstteki Seçenekler menüsünden İşletme portfolyosundan çıkar'ı seçin.
3. Ortağı kaldır'a tıklayın.

Ajans çalışanları ayrıca kişi olarak eklendiyse Kişiler'de adlarına tıklayıp Kaldır'ı seçin. Meta'ya göre kaldırılan kişinin portfolyodaki bütün varlıklara erişimi iptal edilir (Meta). Portfolyo dışındaki bir Facebook Sayfasında ise Sayfa erişimi listesinde kişinin yanındaki Seçenekler'e tıklayın ve Erişimi kaldır'ı seçin. Kaldırdığınız kişi de yöneticiyse onun onayı gerekebilir; Meta'ya göre istek 30 gün içinde yanıtlanmazsa kendiliğinden onaylanabilir.

Ayrılık günü için kontrol listesi:

• Ortaklar ve Kişiler listesinde ajanstan kimse kaldı mı?
• Facebook Sayfasının tam kontrolü firma içinden en az bir kişide mi? Meta'ya göre tam kontrolü olan kimse kalmazsa Sayfa dondurulur ve silinmesi planlanır.
• Planlanmış ama yayınlanmamış gönderiler ne olacak?
• Reklam hesabı sizin portfolyonuzda mı, ödeme yöntemi sizin kartınız mı?
• Geçmişte şifre paylaşıldıysa şifre değiştirildi mi, iki faktörlü doğrulama yeniden kuruldu mu?
• Son 90 günde giriş yapmamış kullanıcılar portfolyodan çıkarıldı mı?

Bu kontrolü yalnızca ayrılırken değil, birkaç ayda bir de yapın. Meta Business Suite'te Kişiler bölümünden kullanıcı izinlerini gösteren bir dosya indirebilirsiniz.

Sezbil'de işe hedef → rota → ölçüm yaklaşımıyla başlarız. Rotayı çizerken kimin hangi hesaba hangi yetkiyle erişeceğini de baştan yazıya geçiririz. Hesaplar sizin portfolyonuzda kalır. Biz ortak olarak yalnızca işimizin gerektirdiği görevlere erişiriz. Sosyal medya yönetim panelimiz de hesaplara resmî Meta API üzerinden, sizin verdiğiniz izinle bağlanır ve şifre istemez. Hizmetin kapsamını sosyal medya yönetimi sayfasında bulabilirsiniz.

LinkedIn şirket sayfasına yönetici ekleme

LinkedIn'de yetki sistemi daha sadedir. Yönetici eklemek için Sayfanın süper yöneticisi olmanız gerekir (LinkedIn Yardım):

1. Sayfanızın süper yönetici görünümüne gidin.
2. Sol menüden Ayarlar'a, ardından Yöneticileri yönet'e tıklayın.
3. Sayfa yöneticileri sekmesinde Yönetici ekle'ye tıklayın.
4. Kişinin adını arayıp seçin, rolünü belirleyin ve Kaydet'e tıklayın.

LinkedIn'e göre eklediğiniz kişi bağlantı ağınızda (1., 2. ya da 3. derece) bulunmalı ve Sayfayı takip etmelidir. Üç Sayfa yöneticisi rolü vardır: her şeyi yöneten süper yönetici, gönderi ve etkinlik hazırlayan içerik yöneticisi ve yalnızca analizleri gören analist (LinkedIn Yardım). Ajans için çoğu zaman içerik yöneticisi rolü yeterlidir. Erişimi kaldırmak için aynı ekranda kişinin yanındaki Sil simgesine, ardından Kaldır'a tıklayın. Her Sayfada en az bir süper yönetici kalmalıdır.

Hangi platform olursa olsun kural aynıdır: Şifre değil, kişiye özel ve sınırlı yetki verin. İş bittiğinde de bu yetkiyi aynı gün geri alın.