Ajans hizmet sözleşmesi imzalamadan önce kontrol edilecek 10 madde

Ajansla çalışmaya başlarken en çok konuşulan şey fiyattır, en az okunan belge ise sözleşmedir. Oysa anlaşmazlıkların çoğu ilk günlerde "nasılsa anlaşıyoruz" denilerek yazıya geçirilmeyen konulardan çıkar. İyi bir ajans hizmet sözleşmesi iki tarafı da koruyan bir iş tanımıdır: ne yapılacak, ne kadar yapılacak, hangi hesap ve dosya kime ait olacak, iş bittiğinde ne olacak. Aşağıdaki 10 madde hem sosyal medya ajans sözleşmesi hem de reklam ve web sitesini kapsayan bir dijital ajans sözleşmesi için geçerlidir. Son bölümdeki notu da okuyun: Bu yazı genel bilgi verir, hukuki danışmanlığın yerini tutmaz.

Kapsam: 'Sosyal medya yönetimi' tam olarak neyi içeriyor?

Madde 1: Hizmet listesi ve dahil olmayan işler. Çankaya'da bir mimarlık ofisi düşünün. Ofis için "sosyal medya yönetimi" proje fotoğraflarının çekimini, mesajlara yanıt verilmesini ve LinkedIn'i de kapsıyor. Ajans için ise aynı ifade yalnızca Instagram'da tasarım ve paylaşım anlamına geliyor. İki taraf da haklı, çünkü kimse yazmamış.

Sözleşmede şu başlıklar tek tek geçmeli:

• Hangi platformlar yönetilecek?
• İçerik üretimi, metin yazımı ve paylaşım kimde?
• Fotoğraf ve video çekimi dahil mi, dahilse ayda kaç gün?
• Yorum ve mesajlara yanıt verilecek mi, hangi saatlerde?
• Reklam yönetimi, Google İşletme Profili ve web sitesi güncellemeleri kapsamda mı?
• Raporlama ve toplantılar nasıl olacak?

"Dahil olmayan işler" listesi de en az dahil olanlar kadar önemlidir. Ek iş çıktığında nasıl fiyatlanacağı da bu bölümde yazmalıdır. Sosyal medya yönetimi gibi bir hizmeti alırken kapsamın bu kadar açık yazılmasını istemek normaldir.

İçerik adedi, revizyon hakkı ve onay süresi

Madde 2: İçerik adedi ve türü. "Düzenli paylaşım" bir ölçü değildir. Ayda kaç gönderi, kaçının video, kaçının hikâye olacağı yazılmalıdır.

Madde 3: Revizyon ve onay. Her içerik için kaç tur revizyon hakkı olduğu, revizyon ile yeni iş arasındaki farkın ne olduğu ve onay için kaç gün tanındığı belirlenmelidir.

Tablodaki sayılar örnektir; önemli olan, sayının yazılmasıdır.

Reklam bütçesi ile hizmet bedelini ayrı yazmak

Madde 4: Bütçe, bedel ve ödeme. Reklam bütçesi Google'a ya da Meta'ya ödenen paradır. Hizmet bedeli ise ajansın kampanyaları kurması, izlemesi ve raporlaması için aldığı ücrettir. Bu ikisi sözleşmede ayrı satırlarda durmalıdır.

Şunları da netleştirin:

• Reklam ödemesi hangi kartla ya da hesapla yapılacak? Tercihen firmanın kendi ödeme yöntemi olmalı ki faturayı platform doğrudan size kessin.
• Ödemeyi ajans yapıp size yansıtıyorsa platform faturalarının kopyası paylaşılacak mı, ek bir komisyon var mı?
• Aylık bütçenin üst sınırı ne, bütçeyi kim hangi onayla artırabilir?
• Ajans ücreti bütçenin yüzdesiyle hesaplanıyorsa bütçe değiştiğinde ücret nasıl değişecek?

Fiyatı belirleyen diğer etkenleri sosyal medya yönetimi fiyatları neye göre değişir yazısında ayrıca ele aldık.

Hesapların, tasarım dosyalarının ve alan adının sahipliği

Madde 5: Hesap sahipliği ve erişim. Instagram ve Facebook hesapları, Meta işletme portföyü, reklam hesapları, Google Ads, Google İşletme Profili, Analytics ve Search Console firmanız adına açılmalı. Ajans bu varlıklara yönetici ya da iş ortağı olarak erişmeli. Sözleşmede hangi hesaba kimin hangi yetkiyle eriştiği yazılırsa, ayrılık günü de kolay geçer.

Madde 6: Fikri haklar ve dosyalar. Ajansın ürettiği tasarımlar, videolar ve fotoğraflar üzerindeki haklar kendiliğinden size geçmez. Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu'nun 52. maddesi, mali haklara ilişkin sözleşmelerin yazılı yapılmasını ve devredilen hakların ayrı ayrı gösterilmesini şart koşar. Bu yüzden sözleşmede şunlar açıkça yazmalı:

• Hangi işler üzerindeki hangi haklar size devrediliyor ya da kullanımınıza bırakılıyor?
• Açık tasarım dosyaları ve ham görüntüler teslim edilecek mi?
• Ajansın kullandığı stok görsel, yazı tipi ve müziklerin lisansı sizin kullanımınızı da kapsıyor mu?
• Logo ve kurumsal kimlik ajans tarafından hazırlandıysa haklar tamamen size mi geçiyor?

Web sitesi işi de varsa alan adının firmanız adına kayıtlı olması, barındırma paneline ve kaynak koda erişiminizin olması ayrı bir madde olarak yazılmalıdır. ".com.tr" uzantılı alan adları bugün TRABİS üzerinden yetkili kayıt kuruluşlarınca tahsis edilir; kaydın kimin adına yapıldığını sorun.

Raporlama sıklığı ve toplantılar

Madde 7: Rapor, toplantı ve iletişim. Rapor ayda bir mi gelecek, hangi rakamları içerecek? Toplantı ayda bir mi olacak, çevrim içi mi? Günlük iletişim hangi kanaldan yürüyecek ve ajans mesai içinde ne kadar sürede dönecek? Acil durumlar, örneğin olumsuz bir yorumun yayılması ya da reklam hesabının kısıtlanması için ayrı bir iletişim yolu tanımlanmalıdır.

Gizlilik ve kişisel veriler

Madde 8: Gizlilik ve KVKK. Ajans çalışırken fiyat listelerinizi, kampanya planlarınızı ve bazen müşteri verilerinizi görür. Mesajlara yanıt veren, form verilerini okuyan ya da reklam için müşteri listesi yükleyen bir ajans, sizin adınıza kişisel veri işler. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre veriler sizin adınıza başka biri tarafından işlendiğinde, güvenlik tedbirlerinden onunla birlikte siz de sorumlu olursunuz.

Sözleşmede ya da ek bir veri işleme protokolünde şunlar yer almalı:

• Ajansın hangi verilere, hangi amaçla erişeceği,
• Alınacak güvenlik tedbirleri ve erişimi olan kişiler,
• Alt yüklenici kullanılıyorsa bunun bildirilmesi,
• Çalışma bitince verilerin iade edilmesi ya da silinmesi.

Kişisel veriler yurt dışındaki araç ve platformlara aktarılıyorsa KVKK'nın yurt dışı aktarım kuralları da gündeme gelebilir. Bu konuda Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun standart sözleşmeler sayfasına bakın ve hukuk danışmanınızla netleştirin.

Ajans hizmet sözleşmesinde süre, fesih ve devir teslim

Madde 9: Süre, fiyat güncellemesi ve fesih. Sözleşme süresi, otomatik yenilenip yenilenmediği, fesih için kaç gün önceden haber verilmesi gerektiği ve varsa cezai şart açıkça yazılmalıdır. Fiyatların hangi dönemde ve hangi ölçüte göre güncelleneceğini baştan konuşmak, yıl ortasındaki tatsız sürprizleri önler. Ödeme günü ve gecikme durumunda ne olacağı da bu bölümde yer alır.

Ayrılırken hangi dosyalar teslim edilmeli?

Madde 10: Devir teslim. Çalışma bittiğinde neyin, kaç gün içinde teslim edileceğini yazın. Kontrol listesi olarak şunu kullanabilirsiniz:

1. Bütün hesaplarda ajans erişiminin kaldırılması ve şifrelerin değiştirilmesi,
2. Açık tasarım dosyaları, ham fotoğraf ve videolar,
3. İçerik takvimi ve yayınlanan içeriklerin arşivi,
4. Planlanmış ama henüz yayınlanmamış paylaşımların durumu,
5. Geçmiş raporlar,
6. Web sitesinin güncel yedeği ve kaynak kodu,
7. Alan adı transferi gerekiyorsa transfer kodu ve gerekli onaylar.

Reklam kampanyaları, kitleler ve geçmiş veriler hesap sizin adınıza açıldıysa zaten sizde kalır. Hesap ajansın adınaysa bu verileri çoğu zaman taşıyamazsınız. Bu yüzden 5. madde, 10. maddeyi de korur.

Sezbil olarak çalışma kapsamımızı ve devir teslim koşullarımızı imzadan önce madde madde paylaşıyoruz. Çünkü hedef → rota → ölçüm diye özetlediğimiz yaklaşımın ilk adımı, kimin neyi yapacağının baştan net olmasıdır. Sorularınız için iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.

Not: Bu yazı hukuki danışmanlığın yerini tutmaz

Buradaki maddeler, ajans ile firma arasında sık yaşanan belirsizliklerden derlenmiş genel bilgilerdir. Her işletmenin durumu, sektörü ve riskleri farklıdır. Özellikle fikri haklar, kişisel veriler, cezai şart ve fesih maddeleri için sözleşmeyi imzalamadan önce bir avukata okutun.

Henüz ajans seçim aşamasındaysanız, sözleşmeye gelmeden önce hangi soruları soracağınızı dijital pazarlama ajansı seçimi için 12 soru yazısında bulabilirsiniz. İyi hazırlanmış bir ajans hizmet sözleşmesi, iş birliğinin ilk gününde değil, en zor gününde değerini gösterir.