Fiyat teklifi nasıl hazırlanır? Örnek yapı, form ve e-posta metni

Ankara'da çelik kapı üreten bir firmaya bir müteahhitten e-posta geliyor: "Yeni projemiz için kapı fiyatı alabilir miyiz?" Satış sorumlusu eski bir teklifi açıyor, müşteri adını değiştiriyor, fiyatları elle güncelliyor ve gönderiyor. Teklifte teslim süresi yok, montajın dahil olup olmadığı belirsiz, geçerlilik tarihi geçen yılın tarihi. Müteahhit üç firmadan teklif almış; karşılaştırması en kolay olanı seçiyor.

Fiyat teklifi nasıl hazırlanır sorusunun cevabı güzel bir şablondan çok, doğru bilgiyi doğru sırayla vermektir. Aşağıda teklifin içeriğine, bölüm bölüm yapısına, teklif formuna ve gönderim e-postasına odaklanıyoruz. Hangi programla hazırlanacağını ise teklif hazırlama programı ve CRM yazısında ayrıca ele aldık.

İyi bir fiyat teklifi ne yapar?

Teklif yalnızca bir fiyat listesi değildir. Müşterinin masasındaki birkaç teklif arasında sizinkinin yaptığı işler şunlardır:

• Soruyu cevaplar: Müşteri ne istediyse onu, onun kelimeleriyle karşılar. Talep "40 dairelik proje için kapı" ise teklif de bu başlıkla açılır.
• Karşılaştırmayı kolaylaştırır: Kapsam, teslim süresi ve ödeme koşulu açık yazıldığında müşteri yalnızca rakama bakmaz.
• Yanlış anlaşılmayı önler: Neyin dahil, neyin hariç olduğu yazılı değilse, ilk tartışma teslimde çıkar.
• Sizi korur: Türk Borçlar Kanunu'na göre kabul için süre belirleyerek öneride bulunan, bu süre bitene kadar önerisiyle bağlıdır. Süre yazılmamışsa, uygun bir cevabın gelmesinin beklenebileceği ana kadar bağlı kalırsınız (Türk Borçlar Kanunu, madde 3 ve 5). Belirsiz bir süre yerine açık bir tarih yazmak iki tarafın da işini kolaylaştırır.

Fiyat teklifi nasıl hazırlanır: bulunması gerekenler

Hangi sektörde olursanız olun, iyi bir teklif aynı temel bilgileri taşır. Göndermeden önce teklifinizi şu listeyle kontrol edin:

1. Teklif numarası, tarih ve varsa revizyon numarası
2. Sizin bilgileriniz: unvan, adres, vergi dairesi ve numarası, telefon, e-posta, logo
3. Müşteri bilgileri: firma adı, ilgili kişi, talebin referansı (tarih ya da e-posta konusu)
4. Tek cümlelik konu: ne teklif ediliyor, hangi proje için
5. Kalemler: ürün ya da hizmet adı, kısa teknik açıklama, miktar, birim, birim fiyat, tutar
6. Ara toplam, iskonto, KDV oranı ve tutarı, genel toplam ve para birimi
7. Kapsam: nakliye, montaj, keşif, eğitim gibi işlerin dahil ya da hariç olduğu
8. Teslim süresi, teslim yeri ve teslimin neye bağlı olduğu (sipariş onayı, ölçü alımı, peşinat)
9. Ödeme koşulları: peşinat, vade, ödeme yöntemi
10. Geçerlilik tarihi ve dövizli fiyatlarda hangi kurun esas alınacağı
11. Garanti ve satış sonrası destek
12. Onayın nasıl verileceği ve sorular için kime ulaşılacağı

Liste uzun görünse de çoğu satır tek kelimelik bilgidir. Eksik bir satır ise müşterinin sizi arayıp sorması, yani kaybedilmiş bir gün demektir.

Fiyat teklifi örneği: bölüm bölüm yapı

Aşağıdaki fiyat teklifi örneği tek sayfalık bir teklifin iskeletidir. Köşeli parantezleri ve "…TL" yazan yerleri kendi bilgilerinizle doldurmanız yeterli; aynı yapıyı fiyat teklifi şablonu olarak da kullanabilirsiniz.

Birden fazla seçenek sunuyorsanız (standart ve üst model gibi) bunları aynı tabloda karıştırmayın; ayrı bloklar hâlinde verin ve her birinin toplamını ayrı gösterin. Müşteri karşılaştırmayı sizin tablonuzda yapar.

Onayı kaşeli ve imzalı teklifle almak yaygındır. İki tarafın imzasını taşıyan bir belge sözleşme niteliği kazanıp damga vergisini gündeme getirebilir; onayı e-postayla mı, sipariş formuyla mı, imzalı belgeyle mi alacağınızı mali müşavirinizle netleştirin.

Fiyat teklif formu: Word, Excel mi, teklif modülü mü?

"Fiyat teklif formu" iki farklı şey için kullanılıyor: sizin doldurduğunuz teklif belgesi ve müşterinin web sitenizde doldurduğu teklif isteme formu. İkisine de kısaca bakalım.

Teklif belgesi için üç yol var:

• Word şablonu: En hızlı başlangıç. Ama hesaplar elle yapılır, eski bir dosyanın üstüne yazılan teklifte önceki müşterinin adı ya da fiyatı kalabilir.
• Excel şablonu: Toplamları ve KDV'yi formül hesaplar. Ancak formüller bozulabilir, numaralandırma ve takip yine size kalır, her satışçıda dosyanın farklı bir sürümü dolaşır.
• Teklif modülü: Ürün ve fiyat listesinden kalem seçilir, numara ve toplamlar kendiliğinden gelir, logolu PDF çıkar ve teklifin durumu kayıtta kalır.

Teklif formu nasıl hazırlanır sorusu web sitesi için soruluyorsa, kısa tutmak esastır: ürün ya da hizmet, yaklaşık miktar, teslim yeri, istenen tarih, ad, firma ve telefon. Ölçü, fotoğraf ya da teknik çizim gerekiyorsa dosya ekleme alanı koyun. Formun altında kişisel verilerin nasıl işleneceğini anlatan aydınlatma metni bulunsun. Ne kadar net bilgi toplarsanız, teklifi o kadar hızlı ve doğru hazırlarsınız.

Fiyat teklifi maili nasıl yazılır?

Teklif e-postası teklifin yerine geçmez; müşteriye "ekte ne var, sırada ne var" sorusunun cevabını verir. Birkaç kural:

• Konu satırı arandığında bulunsun: Proje adı ve teklif numarası konu satırında olsun.
• Özeti e-postanın içine yazın: Kapsam, genel toplam, teslim ve geçerlilik tarihi dört satırda görünsün. Ekini açmayan yönetici de ana bilgiyi görür.
• Tek bir sonraki adım önerin: Tarihli bir arama ya da kısa bir görüşme.
• Eki tek PDF yapın: Teklif, teknik föy ve katalog sayfası ayrı ayrı dosyalar yerine tek dosyada olsun.

Kısa bir örnek metin:

Konu: [Proje adı] fiyat teklifi – Teklif No TKL-[yıl]-[sıra]

Sayın [Ad Soyad],

[gg.aa.yyyy] tarihli talebiniz için hazırladığımız fiyat teklifimiz ektedir. Kısaca:
Kapsam: [ürün/hizmet], [miktar]
Genel toplam: …TL + KDV
Teslim: sipariş onayından sonra [..] iş günü
Geçerlilik: [gg.aa.yyyy] tarihine kadar

[Model/malzeme] konusunda iki seçenek sunduk; farklarını teklifin ikinci sayfasında açıkladık. [Gün] günü sizi arayıp sorularınızı konuşmak isterim; başka bir saat uygunsa bu e-postayı yanıtlamanız yeterli.

Saygılarımla,
[Ad Soyad] · [Unvan]
[Firma adı] · [Telefon] · [Web sitesi]

Teklif gönderildikten sonra: takip ve hatırlatma

Teklifi göndermek işin yarısıdır. Takip edilmeyen teklif, müşterinin kararını sizsiz vermesi demektir. Basit bir takip düzeni şöyle kurulabilir:

• Ertesi gün: Teklifin doğru kişiye ulaştığını kısa bir mesajla teyit edin.
• Birkaç gün sonra: Söz verdiğiniz arama. "Teklifimizi incelediniz mi?" yerine "Teslim süresi ya da seçenekler hakkında sorunuz var mı?" diye sorun.
• Geçerlilik bitmeden: Kısa bir hatırlatma. Fiyatların hangi tarihe kadar geçerli olduğunu yeniden yazın.
• Revizyon gelirse: Yeni teklif açmayın; aynı numarayla "Rev. 2" yapın ve eski sürümü saklayın.
• Sonuç ne olursa: Kazanıldı ya da kaybedildi diye işaretleyin, kaybedildiyse nedenini not edin.

Bu adımları hafızaya bırakmak yerine her teklifin bir hatırlatma tarihi olmalı. Müşteri, görüşme ve teklif takibini tek ekranda toplamak isterseniz CRM programı nedir yazımız iyi bir başlangıç. Anlaşma netleştiğinde müşteri sizden ödeme için proforma isteyebilir; teklif ile proforma arasındaki farkı proforma fatura nedir yazısında anlattık.

Teklifleri dakikalara indirmek: fiyat teklifi modülü

Teklifleri hızlandırmanın yolu daha hızlı yazmak değil, aynı bilgiyi tekrar tekrar yazmamaktır. Bir fiyat teklifi modülü şu şekilde çalışır:

• Ürün ve fiyat listesi tek yerde durur; fiyat bir kez güncellenir, bütün yeni teklifler güncel fiyatla çıkar.
• Müşteri seçilir, kalemler listeden eklenir; numara, KDV ve toplamlar kendiliğinden hesaplanır.
• Logolu PDF birkaç dakikada hazır olur ve doğrudan e-postayla gönderilir.
• Her teklifin durumu ve hatırlatma tarihi kayıtta kalır.
• Onaylanan tekliften proforma, oradan da fatura çıkabilir.

Kapı üreticisinde ölçü ve aksesuara göre fiyat hesaplamak, kitabevinde kurumlara toplu kitap teklifi vermek ya da medikal depoda ürün koduyla uzun kalem listeleri hazırlamak farklı ihtiyaçlardır. Modül bu yüzden işe göre uyarlanmalı. Teklife ürün görselleri ya da katalog sayfası ekliyorsanız, katalog tasarımı yazısındaki ipuçları da işinize yarar.

Sezbil'de fiyat teklifi modülünü firmaya özel yazılım kapsamında kuruyoruz. Önce hedefi konuşuyoruz: Teklifi daha hızlı mı çıkarmak istiyorsunuz, daha çok teklif mi kazanmak? Ardından fiyat listenizi ve teklif düzeninizi modüle taşıyor, sonra teklif hazırlama süresi ve dönüş oranı gibi ölçütlerle sonucu birlikte izliyoruz.

Göndermeden önce son kontrol

• Müşteri adı ve unvanı doğru mu, eski bir teklifin adı kalmamış mı?
• Birim fiyat, miktar ve toplamlar birbirini tutuyor mu?
• Teslim süresi, ödeme koşulu ve geçerlilik tarihi yazılı mı?
• Dahil ve hariç olanlar açık mı?
• PDF telefonda açıldığında okunuyor mu?

Beş sorunun beşine de "evet" diyebiliyorsanız teklifiniz karşılaştırmada öne çıkmaya hazırdır. Ekibinizde "fiyat teklifi nasıl hazırlanır?" diye soran yeni bir satışçı olduğunda da yukarıdaki tabloyu ve kontrol listesini ortak şablonunuz olarak verebilirsiniz.