Aylık sosyal medya raporu nasıl hazırlanır? Karar aldıran 8 gösterge

Birçok işletmeye ay sonunda gelen sosyal medya raporu, yirmi sayfalık ekran görüntüsünden ibarettir. Rakamlar yukarı ya da aşağı gitmiştir ama kimse bunun ne anlama geldiğini ve bundan sonra ne yapılacağını söylemez. Sosyal medya raporu nasıl hazırlanır sorusunun cevabı, rakam toplamaktan önce raporun kime ve hangi karar için yazıldığını belirlemekle başlar. Aşağıda hedefinize göre gösterge seçmeyi, karar aldıran sekiz göstergeyi, önceki ayla doğru karşılaştırmayı ve tek sayfalık bir rapor şablonunu bulacaksınız.

Raporun amacı: Geçmişi anlatmak değil, sonraki ayı planlamak

İyi bir aylık sosyal medya raporu üç soruyu cevaplar:

1. Bu ay ne oldu? Hedefe göre seçilmiş birkaç gösterge.
2. Neden oldu? Hangi içerik, hangi format, hangi gün bu sonucu yarattı?
3. Gelecek ay ne değişecek? Rapordan çıkan somut kararlar.

Üçüncü sorusu olmayan rapor, arşiv belgesidir. Her gösterge bir karara bağlanmalıdır. Örneğin "Kısa videolar, takipçi olmayan kişilere tek görselli gönderilerden daha çok ulaştı" tespitinin karşılığı "Gelecek ay kısa video sayısını artırıyoruz" kararıdır.

Raporu okuyacak kişiyi de düşünün. Firma sahibi için üç cümlelik bir özet ve bir tablo yeterlidir. Pazarlama sorumlusu ise ayrıntıyı ister. İkisini aynı raporda, özet başta ve ayrıntı ekte olacak şekilde birleştirebilirsiniz.

Hedefe göre gösterge seçimi

Aynı rapor her işletmeye uymaz. Sosyal medyadan beklediğiniz sonuç, hangi göstergeye bakacağınızı belirler:

Bir kapı üreticisi için bayilerden gelen mesaj sayısı, erişimden daha değerlidir. Yeni açılan bir kitabevi için ise ilk aylarda mahalledeki kitleye ulaşmak, yani erişim, öne çıkar.

Karar aldıran 8 gösterge

Aşağıdaki sekiz gösterge, Instagram ve Facebook istatistiklerinde ücretsiz olarak görülebilir. Instagram'da bunlara profilinizdeki "Profesyonel pano" üzerinden "İstatistikler" bölümünden ulaşırsınız. Hepsini her ay raporlamak zorunda değilsiniz; hedefinize göre öne çıkanları seçin.

Önemli bir ayrıntı: Instagram'ın yardım sayfasına göre hesap geneli istatistikler en fazla son 90 gün için gösteriliyor. Ay sonunda rakamları kaydetmezseniz, altı ay sonra geriye dönük karşılaştırma yapamazsınız.

Erişim ve görüntülenme

1. Erişim: İçeriklerinizi en az bir kez gören tekil hesap sayısıdır. Instagram bu göstergeyi artık "Görüntüleyenler" adıyla gösteriyor. Hesabınızın ne kadar geniş bir kitleye ulaştığını anlatır.

2. Görüntülenme: İçeriklerinizin toplam kaç kez görüldüğüdür; Instagram'da "Görüntülemeler" adıyla geçer. Aynı kişi bir içeriği birkaç kez görebildiği için bu sayı erişimden büyüktür. Instagram bazı istatistiklerde takipçilerinizi ve takipçi olmayanları ayrı gösterir. Takipçi olmayanlardan gelen pay artıyorsa, içerikleriniz keşfediliyor demektir.

Etkileşim, kaydetme ve paylaşım

3. Etkileşim oranı: Beğeni, yorum, kaydetme ve paylaşım toplamının erişime oranıdır. Oranın nasıl hesaplanacağını ve neden takipçiye değil erişime bölmenin daha sağlıklı olduğunu Instagram etkileşim oranı nasıl hesaplanır yazısında ayrıntılı anlattık.

4. Kaydetme: Bir kişinin içeriğinizi daha sonra dönmek için ayırmasıdır. Bilgi içeren gönderilerin gerçekten işe yarayıp yaramadığını en iyi bu gösterge anlatır.

5. Paylaşım: İçeriğin başkasına gönderilmesi ya da hikâyede paylaşılmasıdır. Beğeniden çok daha güçlü bir işarettir, çünkü kişi içeriğinizi kendi çevresine öneriyordur.

Profil ziyareti, bağlantı tıklaması ve mesaj

6. Profil ziyareti: İçeriği gören kişinin "Bu kim?" deyip profilinize girmesidir. Instagram'da "Profil hareketleri" başlığı altında görünür. İçerikten markaya geçişin ilk adımıdır.

7. Bağlantı tıklaması: Profildeki ya da hikâyedeki bağlantıya dokunma sayısıdır. Web sitenize, katalogunuza ya da teklif formunuza giden trafiği gösterir.

8. Mesaj: Instagram mesajı ya da WhatsApp üzerinden başlayan konuşmalar. Satış hedefli hesaplar için en değerli göstergedir. Mümkünse gelen mesajların kaçının teklife ya da satışa döndüğünü de not edin.

Takipçi sayısı neden listede yok? Çünkü tek başına karar aldırmaz. Takipçi değişimini destekleyici gösterge olarak raporlayın, ama asıl hikâyeyi yukarıdaki sekiz gösterge anlatır.

Önceki ayla karşılaştırma nasıl yapılır?

"Geçen aya göre arttı" cümlesi, karşılaştırma doğru yapılmazsa yanıltıcıdır. Dikkat edilecek noktalar:

• Toplam yerine ortalama: Bu ay on iki, geçen ay sekiz gönderi paylaştıysanız toplam erişimin artması doğaldır. Gönderi başına ortalamayı karşılaştırın.
• Ay uzunluğu: Şubat ile mart aynı gün sayısına sahip değildir. Haftalık ortalama daha adil bir karşılaştırma sağlar.
• Özel dönemler: Bayram, yarıyıl tatili ya da kampanya ayları normal aylarla doğrudan kıyaslanmaz. Mümkünse geçen yılın aynı ayıyla da karşılaştırın.
• Tek bir çok başarılı gönderi: Bir Reels beklenmedik şekilde yayıldıysa ayın ortalamasını tek başına yükseltir. O gönderiyi ayrıca not edin ve ortalamayı onsuz da hesaplayın.
• Hesabın kendi ortalaması: Her gönderiyi başka hesaplarla değil, sizin hesabınızın son dönem ortalamasıyla karşılaştırın. "Bu gönderi ortalamamızın üstünde mi, altında mı?" sorusu en dürüst karşılaştırmadır.

Rapor tablosunda şu sütunlar yeterlidir: gösterge, bu ay, geçen ay, değişim ve "neden?" açıklaması. Son sütun boş kalıyorsa, rapor henüz bitmemiştir.

Reklam sonuçlarını organik sonuçlardan ayırmak

Reklam verilen bir gönderinin erişimi, organik gönderilerle aynı sepete konursa rapor yanıltıcı olur. Reklam yapılan ay erişim patlamış görünür, reklam durunca "hesap çöktü" sanılır.

Bu karışıklığı önlemek için:

1. Reklam verilen ya da öne çıkarılan gönderileri raporda işaretleyin.
2. Organik ortalamaları bu gönderiler olmadan hesaplayın.
3. Reklam sonuçlarını reklam platformunun kendi raporundan alın ve ayrı bir bölümde gösterin: harcama, sonuç sayısı ve sonuç başına maliyet.
4. Reklamın organik hesaba etkisini ayrıca yorumlayın: Reklam döneminde profil ziyaretleri ve mesajlar da arttı mı?

Reklamı bir iş sonucuna bağlayarak ölçme mantığını performans pazarlaması nedir yazısında anlattık.

Raporu otomatikleştirmek: Panel ve yapay zekâ özetleri

Elle hazırlanan bir rapor; istatistik ekranlarından rakamları toplamak, tabloya işlemek, geçen ayla karşılaştırmak ve yorum yazmak demektir. Tek hesap için bile saatler alır. Birden fazla hesap ve reklam işin içine girince bu süre katlanır.

Otomasyonun iki katmanı var. Birincisi veriyi toplamak: Gönderi sonuçlarının ve reklam verilerinin otomatik olarak tek bir yerde birikmesi. İkincisi özetlemek: Yapay zekânın rakamları okuyup "Bu ay kısa videolar hesap ortalamasının üstünde kaldı" gibi kısa Türkçe özetler çıkarması. Yapay zekâ özetleri hız kazandırır, ama bağlamı bilmez. Bayram tatilini, stok sorununu ya da bir fuarın etkisini raporu hazırlayan kişinin eklemesi gerekir.

Sezbil'in sosyal medya yönetim paneli bu iki katmanı birleştirir: Her gönderiyi hesabın kendi ortalamasına göre analiz eder, aylık gidişatı gösterir, reklam sonuçlarını salt okunur bir Türkçe özetle aynı ekrana getirir ve beklenmedik bir düşüş olduğunda ekibe uyarı gönderir. Raporu hazırlayan kişi rakam toplamak yerine yorum yazmaya ve karar önermeye zaman ayırır.

Sosyal medya raporu nasıl hazırlanır: Tek sayfalık şablon

Aşağıdaki şablonu her ay aynı sırayla doldurun. Aynı düzen, aylar arasındaki farkı görmeyi kolaylaştırır:

1. Ayın özeti: Üç cümle. Ne oldu, neden oldu, ne değişecek?
2. Hedef göstergeleri: Hedefinize göre seçtiğiniz üç dört gösterge; bu ay, geçen ay ve değişim.
3. En iyi üç içerik: Hangi format, hangi konu, neden işe yaradı?
4. En zayıf üç içerik: Neden beklenen ilgiyi görmedi?
5. Sekiz gösterge tablosu: Ekte, ayrıntı isteyenler için.
6. Reklam bölümü: Harcama, sonuç, sonuç başına maliyet ve kısa yorum.
7. Öğrendiklerimiz: Bu ayın bir iki dersi.
8. Gelecek ay değişecek üç şey: Somut ve ölçülebilir.

Raporu yalnızca e-postayla göndermeyin; ayda bir otuz dakikalık kısa bir toplantıda birlikte okuyun. Kararlar o toplantıda verilir ve bir sonraki ayın içerik takvimine işlenir. Bu döngüyü sizin yerinize yürütecek bir ekip isterseniz sosyal medya yönetimi hizmetimizin kapsamına göz atabilirsiniz.