İş süreçleri otomasyonu: Her gün tekrarlanan 5 işi yazılıma devretmek

Ankara'daki bir medikal depoda sabah şöyle başlıyor: Bayilerden gelen sipariş e-postaları tek tek açılıyor, ürün kodları Excel'e elle yazılıyor, depo sorumlusuna WhatsApp'tan liste gönderiliyor, akşam aynı bilgiler fatura için muhasebeye bir kez daha giriliyor. Aynı veri gün içinde dört kez yazılıyor ve her yazımda hata ihtimali var.

İş süreçleri otomasyonu, bu tür tekrarları yazılıma devretmektir. Amaç insanları işten çıkarmak değil; onları kopyala-yapıştır işinden kurtarıp müşteriye, kaliteye ve satışa ayırmaktır.

İş süreçleri otomasyonu nedir?

İş süreçleri otomasyonu, kuralı belli ve düzenli tekrarlanan adımların insan yerine yazılım tarafından yapılmasıdır. Her otomasyon aynı üç parçadan oluşur:

• Tetikleyici: Bir şey olur. Örneğin web formundan yeni bir talep gelir.
• Koşul: Yazılım kurala bakar. Talep arıza mı, satış mı? Hangi ilçeden geldi?
• Eylem: Yazılım işi yapar. Talebi doğru ekibe atar, müşteriye talep numarası gönderir.

Bu mantık küçük bir işletmede de büyük bir fabrikada da aynıdır. Fark, kaç sürecin ve kaç sistemin birbirine bağlandığındadır.

Otomasyona aday işleri bulmak

Hangi işi otomatikleştireceğinizi tahmin etmeyin, bir hafta boyunca gözlemleyin. Ekipten herkes, aynı şekilde tekrarladığı işleri kısa bir "tekrar günlüğüne" yazsın. Hafta sonunda her işi beş ölçüte göre 1'den 3'e kadar puanlayın:

En yüksek puanı alan iki üç iş, ilk otomasyon adaylarınızdır. Kural netliği düşük işler, yani her seferinde yorum ve karar gerektiren işler, klasik otomasyon için uygun değildir; onlar için aşağıda anlattığımız yapay zekâ desteği düşünülebilir.

5 örnek

Excel'deki iş takibini panele taşımak

Bir kapı üreticisi siparişleri paylaşılan bir Excel dosyasında takip ediyor: sipariş, üretim, boya, montaj. Dosyayı aynı anda üç kişi açınca sürümler karışıyor, hangi siparişin geciktiğini ancak müşteri arayınca öğreniyorlar.

Web tabanlı bir takip panelinde her siparişin tek bir kaydı olur. Durum değiştikçe kimin, ne zaman değiştirdiği kaydedilir. Termin tarihi yaklaşan ve hâlâ üretimde bekleyen siparişler için sorumluya otomatik uyarı gider. Yönetici, bütün siparişlerin durumunu telefonundan tek ekranda görür.

Onay ve imza süreçleri

Satın alma talepleri, izinler ve iskonto onayları çoğu KOBİ'de e-posta ya da sözlü onayla yürür. Otomasyonda talep bir formdan girilir, tutara ya da türe göre doğru onaycıya gider, onaycı telefonundan tek dokunuşla onaylar ve bütün geçmiş kayıt altında kalır. Belirli bir tutarın üzerindeki talepler otomatik olarak ikinci bir onaycıya yönlendirilebilir.

Resmî olarak elektronik imza gerektiren belgeler ise ayrı bir konudur; iç onay akışı bunların yerini tutmaz.

Otomatik raporlar ve bildirimler

Her pazartesi sabahı birinin saatlerini alan haftalık satış raporu, sistemdeki veriden otomatik hazırlanıp yöneticinin e-postasına düşebilir. Aynı mantıkla stok kritik seviyeye inince satın almaya, vadesi yaklaşan tahsilatlar için muhasebeye, bitmek üzere olan bakım sözleşmeleri için satış ekibine bildirim kurulabilir.

İyi bir bildirim az ve anlamlıdır. Her şey için uyarı gönderen bir sistem, kısa sürede kimsenin okumadığı bir gürültüye dönüşür.

Web formundan gelen talebin doğru kişiye düşmesi

Bir asansör servis firmasının sitesindeki form, bütün talepleri genel bir e-posta adresine gönderiyor. Arıza bildirimi, yeni montaj teklifi ve fatura sorusu aynı kutuda bekliyor.

Otomasyonla talep, türüne ve ilçesine göre doğru ekibe atanır; müşteriye talep numarasıyla bir onay mesajı gider; belirlenen süre içinde dönüş yapılmazsa yöneticiye uyarı düşer. Sahadaki servis tarafını servis takip programı yazısında ayrıca ele aldık.

Tekrarlanan belgeleri şablondan üretmek

Bir yayınevi her dönem çok sayıda yazara telif raporu hazırlıyor. Satış verisi bir yerde, sözleşmedeki telif oranı başka yerde, rapor şablonu Word'de. Otomasyon satış verisini ve sözleşme bilgisini birleştirip her yazar için raporu hazırlar; editör yalnızca kontrol edip gönderir.

Aynı yöntem teklif, sözleşme taslağı, servis formu ve sipariş onayı gibi, yapısı her seferinde aynı olan belgeler için de kullanılabilir.

Otomasyondan önce süreci sadeleştirmek

Kötü bir süreci otomatikleştirirseniz, hatayı daha hızlı üretirsiniz. Otomasyondan önce şu soruları sorun:

• Bu adım gerçekten gerekli mi, yoksa yıllar önce bir sebeple eklenip unutulan bir alışkanlık mı?
• Aynı onayı iki kişi mi veriyor?
• Bir bilgi birden fazla yere giriliyor mu, hangisi asıl kaynak olacak?
• Ürün kodları, müşteri adları ve dosya isimleri bir standarda göre mi yazılıyor?
• Her adımın tek bir sorumlusu var mı?

Bu temizlik çoğu zaman otomasyonun kendisi kadar zaman kazandırır.

Kazanılacak zamanı hesaplamak

Otomasyonun getirisini tahminle değil, kendi rakamlarınızla hesaplayın. Basit bir yöntem:

1. İşin bir kez yapılması kaç dakika sürüyor?
2. Haftada kaç kez yapılıyor ve kaç kişi bu işe dokunuyor?
3. Ayda kaç kez hata çıkıyor ve bir hatayı düzeltmek ne kadar zaman ya da para kaybettiriyor?

Diyelim ki sipariş girişi her seferinde on dakika sürüyor ve haftada yüz kez yapılıyor. Bu, yalnızca veri girişi için haftada on altı saatten fazla zaman demektir. Otomasyon bu sürenin tamamını sıfırlamaz; çalışan yine kontrol eder ve onaylar. Ama kontrolün birkaç saniye sürdüğü bir düzende kazanılan zaman, her hafta yeniden cebinize girer.

Hata maliyetini de hesaba katın. Yanlış ürün kodu yüzünden geri dönen tek bir sevkiyat, kargo ve itibar kaybıyla birlikte bazen haftalık veri girişi süresinden daha pahalıya gelir.

Kurulumdan önce bu ölçümleri not edin, kurulumdan bir ay sonra aynı ölçümleri tekrar yapın. Karşılaştırma, bir sonraki otomasyonun önceliğini de belirler.

Hazır araç mı, özel yazılım mı?

Basit tetikleyici ve eylemler için hazır otomasyon araçları yeterli olabilir. Süreç birden çok sistemi kapsıyorsa, yetki ve kayıt gerekiyorsa ya da işinize özgü kurallar varsa firmaya özel yazılım daha sağlam bir temel sunar. Bu kararı nasıl vereceğinizi hazır yazılım mı, özel yazılım mı yazısında anlattık.

Yapay zekâ ile otomasyon arasındaki fark

İki kavram sık karıştırılır ama farklı işler yapar:

En güçlü sonuç ikisi birlikte kullanıldığında çıkar. Medikal depo örneğinde yapay zekâ, serbest yazılmış sipariş e-postasını okuyup ürün ve adetleri çıkarır; bir çalışan bunu tek ekranda onaylar; otomasyon da onaylanan siparişi sisteme işler, depoya iş emri, muhasebeye fatura taslağı oluşturur. Bu tür kurulumlar yapay zekâ entegrasyonları kapsamında ele alınır.

Sezbil'de otomasyon projelerine hedefle başlıyoruz: Hangi iş haftada ne kadar zaman alıyor ve hangi hatalara yol açıyor? Rotayı en çok zaman kazandıracak işten kuruyor, kurulumdan sonra kazanılan süreyi ve hata sayısını ölçüyoruz.

Bu hafta atabileceğiniz üç adım

1. Ekibinizle bir haftalık tekrar günlüğü başlatın.
2. En yüksek puanı alan işin adımlarını kâğıda dökün ve gereksiz adımları ayıklayın.
3. Kullandığınız programların dışarıya veri verip veremediğini (API, dışa aktarma) öğrenin.