Ankara'da yazılım firması seçerken: Firmaya özel yazılım yaptırmadan önce 8 soru

Bir teklif programı, servis takip sistemi ya da e-fatura bağlantısı için yazılım firması aradığınızda Ankara'da seçenek çoktur. Teknokentlerdeki ürün şirketleri, OSTİM ve İvedik'te sanayiye çalışan ekipler, ajansların yazılım birimleri ve serbest geliştiriciler aynı aramada karşınıza çıkar. Ankara yazılım firmaları arasında doğru seçimi yapmak, en parlak sunumu bulmaktan çok doğru soruları sormaya bağlıdır. Bu yazıda görüşmeye götürebileceğiniz 8 soruyu, teklifleri yan yana koymak için bir tabloyu ve uyarı işaretlerini topladık.

"En iyi yazılım firması" yerine işinize uygun yazılım firması

"Ankara'nın en iyi yazılım firması hangisi?" sorusunun herkes için geçerli bir cevabı yoktur. Savunma sanayiine büyük sistemler geliştiren bir şirket, on kişilik bir medikal deponun stok ve teklif ihtiyacı için fazla ağır ve pahalı kalabilir. Tek başına çalışan bir geliştirici ise hızlıdır ama tatile çıktığında ya da işi bıraktığında sisteminiz sahipsiz kalabilir.

Bu yüzden listelerdeki sıralamaya değil, firmanın sizin ölçeğinizde ve sizin türünüzde işler yapıp yapmadığına bakın. Ankara yazılım şirketleri arasında kısa liste yaparken üç dört firmayla görüşmek, karşılaştırma için genellikle yeterlidir.

Firmayla görüşmeden önce kendi işinizi yazın

Yazılım firmasına "bize bir program lazım" diye gitmek, teklifleri karşılaştırılamaz hâle getirir. Görüşmeden önce şu dört şeyi bir sayfaya yazın:

• Sorun: Bugün hangi iş Excel'de, kâğıtta ya da WhatsApp mesajlarında kayboluyor?
• Kullanıcılar: Sistemi kimler, hangi yetkiyle kullanacak? Muhasebe, satış, saha ekibi, müşteri?
• Bağlantılar: Muhasebe programı, e-fatura, e-ticaret sitesi, pazaryeri gibi hangi sistemlerle konuşması gerekiyor?
• İlk sürüm: İlk ay elinizde mutlaka olması gereken tek özellik ne?

Bu hazırlık, hazır programın mı özel yazılımın mı size uygun olduğunu da gösterir. Bu kararı hazır yazılım mı, özel yazılım mı yazısında ayrıntılı anlattık. Tekrar eden işleri bulmak için de iş süreçleri otomasyonu yazısındaki listeye göz atabilirsiniz.

Ankara yazılım firmalarına sorulacak 8 soru

1. Bize benzer bir işi gösterebilir misiniz?

Ekran görüntüsü değil, çalışan bir sistem isteyin. Kapı üreten bir firmanın teklif modülüyle bir jeneratör servisinin iş emri sistemi farklı işlerdir. Benzer bir iş göremiyorsanız firmanın sizin işinizi ne kadar sürede öğreneceğini sorun.

Mümkünse o sistemi kullanan bir firmayla kısa bir telefon görüşmesi isteyin. Sormanız gereken üç şey var: Proje söylenen sürede bitti mi, teslimden sonra hatalara ne kadar hızlı dönüldü, ekip bugün sistemi severek kullanıyor mu? Kullanılmayan bir yazılım, ne kadar iyi kodlanmış olursa olsun işe yaramamıştır.

2. Kaynak kod ve sunucu kimde olacak?

Bu, listedeki en önemli sorudur. Kaynak kodun size teslim edilip edilmeyeceği, kod deposuna erişiminiz, alan adı ve sunucunun kimin adına kayıtlı olacağı sözleşmede yazmalı. Cevap belirsizse ileride firma değiştirmek, yazılımı baştan yaptırmak anlamına gelebilir.

3. İşi nasıl aşamalara böleceksiniz, ne zaman deneyebileceğiz?

İyi firma, ilk çalışan sürümü erken teslim eder; siz kullandıkça sonraki aşamalar netleşir. Her aşamanın sonunda bir deneme ortamında sistemi kendiniz kullanabilmelisiniz. Sürenin ve maliyetin neye göre değiştiğini firmaya özel yazılım ne kadar sürer yazısında anlattık.

4. Teslimden sonra bakım ve destek nasıl işleyecek?

Yazılım teslim edildiği gün bitmez. Sunucu, güvenlik güncellemeleri, yedekler ve küçük düzeltmeler için aylık bir bakım düzeni gerekir. Hata bildirdiğinizde kaç saat içinde dönüleceğini ve yeni özellik isteklerinin nasıl fiyatlanacağını yazılı alın.

5. Güvenlik ve yedek nasıl sağlanıyor?

Kullanıcı yetkileri, şifrelerin saklanması, erişim kayıtları ve düzenli yedek konuşulmalı. "Yedek alıyoruz" cevabı yetmez; yedeğin nerede tutulduğunu, ne sıklıkla alındığını ve en son ne zaman geri yükleme denendiğini sorun.

6. KVKK açısından rol dağılımı ne olacak?

Yazılım müşteri, çalışan ya da hasta bilgisi tutacaksa bu soru zorunludur. 6698 sayılı Kanun'a göre kişisel verilerin işleme amaçlarını belirleyen siz, yani veri sorumlususunuz. Sizin adınıza veri işleyen yazılım ya da barındırma firması ise veri işleyendir. Kanunun 12. maddesine göre veri güvenliği tedbirlerinden bu kişilerle birlikte müştereken sorumlusunuz.

Pratikte şunları sorun:

• Firmayla aranızda veri işleme ve gizlilik maddelerini içeren yazılı bir sözleşme olacak mı?
• Veriler hangi ülkedeki sunucuda tutulacak? Yurt dışına aktarım, Kanunun 2024'te değişen 9. maddesindeki şartlara bağlıdır.
• Firma çalışanlarının verilere erişimi nasıl sınırlanacak?

Ayrıntılar için Kişisel Verileri Koruma Kurumu sayfalarına ve bir hukukçuya danışmanızı öneririz.

7. Hangi sistemlerle entegre olacak?

Özel yazılımın değeri çoğu zaman bağlantılarından gelir: muhasebe programı, e-fatura, e-ticaret sitesi, pazaryeri, WhatsApp. Firmanın bu bağlantıları daha önce kurup kurmadığını sorun.

E-fatura için şunu bilin: Kendi sisteminizden kesilen e-faturalar çoğunlukla Gelir İdaresi'nden izinli bir özel entegratör üzerinden iletilir. Yazılım firması genellikle entegratör değildir, entegratöre bağlanan yazılımı kurar. Teklifte entegratör ücretinin ayrı mı, dahil mi olduğunu da sorun. Konuyu e-fatura entegrasyonu nedir yazısında anlattık.

8. Proje bittikten sonra sistemi kim tanıyacak?

Projeyi yapan kişi ayrılırsa ne olur? Kod düzeni, teknik dokümantasyon ve en az iki kişinin sistemi bilmesi bu riski azaltır. Tek kişiye bağlı bir sistem, en hızlı başlayan ama en kırılgan seçenektir.

Teslimde size bir kullanım kılavuzu, yönetici şifreleri ve sistemin hangi parçalardan oluştuğunu anlatan kısa bir belge verilmeli. Bu belgeler, yıllar sonra başka bir ekiple devam etmek zorunda kalırsanız işinizi kurtarır.

Teklifleri yan yana koymak için tablo

Üç firmadan teklif aldıysanız aşağıdaki tabloyu doldurun. Boş kalan satırlar, sözleşmeden önce sormanız gereken sorulardır.

Teklif rakamlarını karşılaştırırken kapsamın aynı olduğundan emin olun. Bakımı, sunucuyu ve eğitimi içermeyen düşük bir teklif, ilk yılın sonunda daha pahalıya gelebilir. Teklif ve müşteri takibi için bir sistem arıyorsanız teklif hazırlama programı ve CRM yazısı ihtiyaç listenizi netleştirir.

Uyarı işaretleri

• "Her şeyi iki haftada yaparız." İşinizi dinlemeden verilen kesin süre, kapsamın anlaşılmadığını gösterir.
• Kaynak kod sorusuna kaçamak cevap. "Bizim altyapımız, size lisans veriyoruz" cevabı yanlış değildir ama bunun ne anlama geldiği yazılı olmalı.
• Sözleşmesiz başlangıç. Mesajlaşmayla başlayan projeler, kapsam tartışmasıyla biter.
• Deneme ortamı yok. Sistemi ancak bittiğinde görecekseniz yanlış anlaşılmalar geç fark edilir.
• Tek ödeme, tek teslim. Aşamasız projede bütün risk sizde kalır.

Aynı şehirde çalışmanın getirdikleri

Yazılım uzaktan da yazılır. Ama iş süreçleri masa başında, depoda ya da sahada görülünce daha doğru anlaşılır. Ankara'daki bir firmayla çalışmak, süreç analizini işyerinizde yapmayı, ilk sürümü ekibinizle birlikte denemeyi ve eğitimi yerinde vermeyi kolaylaştırır. Bölgelere göre ihtiyaçları Ankara sayfamızda topladık.

Bizim tarafımızda yazılımı Yenimahalle'deki kendi ekibimiz geliştiriyor. Teklif, e-fatura, CRM ve katalog modüllerini işinize göre uyarlıyor, işi aşamalara bölerek ilk çalışan sürümü erkenden kullanıma açıyoruz. Dijital dönüşüm için destek programlarına başvurmayı düşünüyorsanız KOBİ dijital dönüşüm destek programı yazısına da bakabilirsiniz.