Sosyal medya için eleman almak mı, ajansla çalışmak mı?

Firmanız büyüdükçe Instagram'ı "boş kaldıkça" yöneten kişi yetmemeye başlar. Paylaşımlar aksar, mesajlar geç cevaplanır, reklam denemeleri yarım kalır. Bu noktada çoğu işletme sahibinin sorduğu soru aynıdır: Sosyal medya uzmanı mı ajans mı? Aslında üç seçenek var: şirket içi uzman, serbest çalışan (freelancer) ve ajans. Bir de bunların karışımı olan karma model. Aşağıda her birinin gerçekte neye mal olduğunu, hangi işi iyi yaptığını ve nerede zorlandığını karşılaştırıyoruz.

Sosyal medya uzmanı ne iş yapar, tek kişiden ne beklenebilir?

İş ilanlarında "sosyal medya uzmanı" başlığının altına çoğu zaman beş ayrı mesleğin görevi yazılır. İşin gerçek parçaları şunlar:

• İçerik stratejisi ve aylık takvim
• Gönderi metinleri ve açıklamalar
• Grafik tasarım
• Fotoğraf ve video çekimi
• Video kurgusu, altyazı ve ses
• Paylaşım ve zamanlama
• Yorum ve mesajlara cevap (topluluk yönetimi)
• Reklam kurulumu ve takibi
• Aylık rapor ve öneriler

İyi bir uzman planlama, metin, temel tasarım, paylaşım, topluluk yönetimi ve temel raporlamayı tek başına rahatça yürütebilir. Profesyonel video çekimi, ileri düzey reklam yönetimi ve özgün tasarımı aynı anda ve her ay aynı kalitede yapabilen kişi ise azdır. Beklentiyi baştan buna göre kurmak hem size hem çalışana haksızlık yapmamayı sağlar.

Şirket içi uzman: Avantajlar ve görünmeyen maliyetler

Kadroda bir uzmanın en büyük avantajı firmanın içinde olmasıdır. Üretim hattında yeni bir makine devreye girdiğinde ya da bir müşteri teslimatta teşekkür ettiğinde o anı hemen yakalar. Ürünü, müşteriyi ve firmanın dilini zamanla herkesten iyi öğrenir.

Maliyet hesabı yapılırken genellikle yalnızca maaş düşünülür. Oysa tablo daha geniştir:

• İşveren maliyeti: Maaşın yanında SGK işveren payı ve varsa yan haklar.
• Ekipman: Yeterli kamerası olan bir telefon ya da kamera, sabitleyici, ışık, mikrofon ve tasarım yapabilecek bir bilgisayar.
• Yazılım: Tasarım, kurgu ve planlama araçlarının lisansları.
• Eğitim: Platformlar sık değişir, uzmanın güncel kalması zaman ve kaynak ister.
• Boşluk dönemleri: Yıllık izin, hastalık ya da işten ayrılma durumunda hesaplar durur.
• Yönetim zamanı: Uzmana yön verecek, işini değerlendirecek birinin sizin tarafınızda olması gerekir.

Sık görülen bir tuzak daha var: Şirket içindeki uzmana zamanla fuar hazırlığı, web sitesi güncellemesi ve katalog tasarımı da eklenir. Sosyal medya yine "boş kaldıkça" yapılan işe döner.

İşe alım yapacaksanız portföye bakmakla yetinmeyin. Adaya kısa bir deneme görevi verin: Örneğin gerçek bir ürününüz için üç gönderilik mini bir plan, bir gönderi metni ve bir Reels fikri. Bu görev, adayın firmanızı ne kadar hızlı anladığını ve hangi alanda güçlü olduğunu portföyden daha iyi gösterir.

Serbest çalışan: Esneklik ve süreklilik riski

Serbest çalışanla anlaşmak hızlıdır ve kapsamı dar tutabilirsiniz. Yalnızca Reels kurgusu ya da yalnızca reklam yönetimi gibi belirli bir iş için iyi bir çözümdür. Doğru kişiyi bulduğunuzda kişisel ilgi ve hız da avantajdır.

Riskler çoğunlukla süreklilikle ilgilidir. Serbest çalışan aynı anda birden fazla müşteriye hizmet verir ve yoğun dönemlerde sıranız geriye düşebilir. Tatile çıktığında ya da hastalandığında yerine bakan biri genellikle yoktur. Ayrıldığında da tasarım dosyaları, çekim arşivi ve hesap erişimleri onunla gidebilir.

Hesap güvenliği için basit kurallar koyun:

1. Şifre paylaşmayın. Meta'nın işletme araçları üzerinden kişiye özel ve sınırlı yetki tanımlayın.
2. Hesaplara bağlı e-posta adresi ve telefon numarası şirketinize ait olsun.
3. İki adımlı doğrulamayı açık tutun.
4. Tasarım ve video dosyalarının ortak bir klasörde, sizin hesabınızda saklanmasını isteyin.
5. İş bittiğinde erişimleri aynı gün kaldırın.

Ajans: Ekip, süreç ve araçlar

Ajansla çalışmak, tek kişi yerine bir ekiple çalışmak demektir. Tasarımcı, video editörü, metin yazarı ve reklam uzmanı aynı hesap için birlikte çalışır. Biri izinliyken iş durmaz. Ekipman ve yazılım lisansları ajansın yüküdür. Farklı sektörlerde çalışmış olmak da ajansa neyin işe yaradığına dair geniş bir gözlem alanı sağlar. Bir ajansın gün içinde tam olarak hangi işleri yürüttüğünü dijital pazarlama ajansı ne iş yapar yazısında ayrıntılı anlattık.

Ajansın zorlandığı yerler de belli. Firmanızı içeriden tanımaz, bunu öğrenmek için sizin zamanınıza ve bilgi akışınıza ihtiyaç duyar. Üretim alanındaki anlık gelişmeleri kendisi yakalayamaz. Kapsam dışına çıkan işler ek maliyet doğurabilir.

İyi bir ajansı sıradan olandan ayıran şey süreçtir. İçerik takvimini önceden görebilmeli, gönderileri tek tıkla onaylayabilmeli ya da değişiklik isteyebilmeli, ay sonunda da hangi içeriğin işe yaradığını anlatan bir rapor almalısınız. Sezbil'de bu süreci, müşterinin takvimi, onay adımlarını ve gönderi analizlerini tek ekranda gördüğü sosyal medya yönetim panelimiz üzerinden yürütüyoruz.

Karşılaştırma tablosu

Tablo tek başına karar vermez. Hangi satırın sizin için ağır bastığı, hedefinize ve iç kaynaklarınıza bağlıdır. Her modelin fiyatını hangi kalemlerin belirlediğini sosyal medya yönetimi fiyatları neye göre değişir yazısında karşılaştırmalı olarak bulabilirsiniz.

Karma model: İçeride bir sorumlu, dışarıda üretim ekibi

Pek çok KOBİ için en verimli çözüm ikisinin birleşimidir. Şirkette sosyal medyadan sorumlu bir kişi olur, ama bu kişinin tam zamanlı uzman olması gerekmez. Üretim ekibi ise dışarıdadır.

İş bölümü şöyle kurulabilir:

• İçerideki sorumlu: Anlık fotoğraf ve kısa videoları çeker, yeni ürün ve projelerden haberdar eder, müşteri sorularına ürün bilgisiyle cevap verir, içerikleri onaylar.
• Dışarıdaki ekip: Strateji ve takvimi kurar, tasarım ve kurguyu yapar, reklamları yönetir, ayı raporlar ve bir sonraki ayı önerir.

Ankara'daki bir mimarlık ofisini düşünün. Ofisteki mimar şantiye ziyaretinde telefonuyla birkaç kısa görüntü çeker. Ajans bu görüntüleri projenin ilerleyişini anlatan bir Reels serisine dönüştürür. Bir kitabevinde ise kasadaki çalışan yeni gelen kitapları hikâyeye atar, ajans ayın kampanyasını ve reklamını yürütür. İki durumda da içerideki kişinin yükü haftada birkaç saati geçmez, ama içeriği gerçek kılan odur.

Karma modelin çalışması için iki şart var: İçerideki kişinin onay yetkisi net olmalı ve bilgi akışı tek bir yerden yürümeli. WhatsApp grubunda kaybolan fotoğraflar ve e-postada unutulan onaylar bu modeli en hızlı bozan şeylerdir.

Sosyal medya uzmanı mı ajans mı? Karar için dört soru

Kararı kolaylaştırmak için şu dört soruyu sırayla cevaplayın:

1. Hedefiniz ne kadar içerik ve hangi beceriyi gerektiriyor? Tanınmak istiyorsanız düzenli video üretimi öne çıkar. Satış ve teklif istiyorsanız reklam uzmanlığı şarttır.
2. İçeride bu işi kim yönetecek? Yöneticisi olmayan bir kadro uzmanı ya da serbest çalışan, kısa sürede yönsüz kalır.
3. Ne kadar görsel üretim gerekiyor ve buna uygun ekipmanınız var mı? Yoksa kadro uzmanının maliyetine ekipmanı da eklemeniz gerekir.
4. Bu kişi ya da ekip yarın ayrılırsa ne olur? Hesaplar, dosyalar ve bilgi kimde kalıyor?

Kaba bir eşleştirme yapmak gerekirse: Günlük içerik akışı yoğun ve bunu yönetecek bir yöneticiniz varsa şirket içi uzman mantıklıdır. Dar ve belirli bir iş için serbest çalışan yeterlidir. Tasarım, video, reklam ve raporu birlikte istiyor ama kadro kurmak istemiyorsanız ajans daha uygundur. İçeriği gerçek tutmak ve üretimi profesyonel yapmak istiyorsanız karma modeli deneyin. Hangi modeli seçerseniz seçin, sosyal medya yönetimi işinin sonunda ölçülebilir bir hedefe bağlanmasını şart koşun.