Firmaya özel yazılım ne kadar sürer, maliyeti neye göre değişir?

"Basit bir sipariş programı istiyoruz, ne kadar sürer?" Bu soruyla başlayan görüşmelerin çoğunda, birkaç soru sonra tablo değişir. Satış ekibi siparişi girecek, üretim durumu güncelleyecek, sevkiyat teslim fotoğrafı yükleyecek, bayiler kendi siparişlerini görecek, muhasebeye fatura taslağı düşecek. Beş farklı kullanıcı rolü, iki entegrasyon ve bir mobil ekran: Artık "basit" bir program değil.

"Firmaya özel yazılım ne kadar sürer?" sorusunun dürüst cevabı şudur: Kapsam yazılı hâle gelmeden verilen her süre ve fiyat bir tahmindir. Aşağıda süreyi ve maliyeti belirleyen etkenleri, bunları nasıl kontrol altında tutacağınızı ve bir teklifte neleri aramanız gerektiğini anlatıyoruz. Özel yazılımın sizin için gerçekten gerekli olup olmadığından emin değilseniz önce hazır yazılım mı, özel yazılım mı yazısına göz atın.

Firmaya özel yazılım ne kadar sürer? Neden tek cümleyle söylenemez

"Ev yaptırmak ne kadar sürer?" sorusuna kimse metrekareyi, kat sayısını ve malzemeyi bilmeden cevap veremez. Yazılım da böyledir; üstelik bazı belirsizlikler ancak projenin içinde ortaya çıkar:

• İş kuralları çoğu zaman yazılı değildir, çalışanların kafasındadır. "Bu müşteriye vadeli satış yapılmaz" gibi bir kural ancak konuşulurken ortaya çıkar.
• Entegre olunacak programın bağlantı imkânları, belgeler incelenene kadar tam bilinmez.
• Eski verinin temizlenip aktarılması çoğu zaman beklenenden uzun sürer.
• Karar verme hızı süreyi doğrudan etkiler. Ekran taslağına bir hafta geç dönülen proje en az bir hafta uzar.

Maliyeti belirleyen etkenler

Ekran, rol ve yetki sayısı

Her ekran; bir liste, bir detay sayfası, bir form ve bu formun kuralları demektir. Her kullanıcı rolü de o ekranların kim tarafından nasıl görüleceğini belirler. Satış temsilcisi yalnızca kendi müşterilerini mi görecek? Bayi fiyatları kimlerden gizlenecek? Rol ve yetki sayısı arttıkça test edilmesi gereken durum sayısı da artar.

Entegrasyonlar: Muhasebe, e-fatura, pazaryeri

Başka bir sistemle konuşmak, kontrolünüz dışındaki bir tarafı projeye katar. Muhasebe programının bağlantı belgeleri, e-fatura için entegratörün servisleri ya da pazaryerinin satıcı API'si; her birinin kendi kuralları, test ortamı ve onay süreci vardır. Karşı tarafın belgeleri zayıfsa ya da test ortamı yoksa entegrasyon uzar.

Teklif aşamasında her entegrasyonu ayrı kalem olarak yazdırın ve karşı tarafın bağlantı imkânlarının incelenip incelenmediğini sorun.

Mobil kullanım ve raporlama

Telefondan da rahatça açılan, mobil uyumlu bir web paneli çoğu iş için yeterlidir. Uygulama mağazasından indirilen ayrı bir mobil uygulama ise ek geliştirme, mağaza süreçleri ve güncelleme yükü getirir. Sahada internetin çekmediği yerlerde, örneğin bodrum kattaki bir asansör makine dairesinde, çevrimdışı çalışma gerekiyorsa bu da kapsamı büyütür.

Raporlamada da benzer bir ayrım vardır: Önceden tanımlanmış, filtrelenebilir beş rapor ile kullanıcının kendi raporunu tasarlayabildiği bir ekran arasında büyük fark bulunur.

Aşamalı geliştirme: Önce en küçük çalışan sürüm

Süreyi ve maliyeti kontrol altında tutmanın en etkili yolu, projeyi tek seferde değil aşamalar hâlinde yapmaktır. İlk aşamanın hedefi, işi uçtan uca yürütebilen en küçük sürümdür.

Bir teknik servis firması için örnek bölümleme:

1. İlk sürüm: Müşteri ve cihaz kartı, iş emri açma, teknisyenin telefondan doldurduğu servis formu.
2. İkinci aşama: Periyodik bakım hatırlatmaları ve müşteriye otomatik bilgilendirme.
3. Üçüncü aşama: Muhasebe entegrasyonu ve müşterinin kendi kayıtlarını gördüğü portal.

Bu yaklaşımın üç faydası vardır: Ekip yazılımı erkenden kullanmaya başlar, gerçek kullanım sonraki aşamaların önceliğini belirler ve bütçe tek seferde değil, sonuç görüldükçe harcanır.

Kaliteden ödün vermeden maliyeti düşürmek

Bütçe sınırlıysa kaliteyi değil kapsamı küçültün. Güvenli tasarruf yolları şunlardır:

• Hazır bileşen kullanmak: Kullanıcı girişi, ödeme, dosya yükleme ve bildirim gibi her projede tekrar eden parçalar için olgun ve güvenilir hazır bileşenler kullanılabilir. Tekerleği yeniden icat etmeye para ödemezsiniz.
• Tasarımı sade tutmak: İç kullanım için yazılan bir panelin gösterişli olması gerekmez; anlaşılır ve hızlı olması yeter.
• İlk sürümde raporları azaltmak: Önce iki üç temel raporla başlayın. Hangi raporlara gerçekten bakıldığı birkaç ay içinde belli olur.
• Veriyi önceden temizlemek: Tekrar eden müşteri kayıtlarını ve tutarsız ürün kodlarını geliştirme başlamadan temizlemek, veri taşıma aşamasını kısaltır.
• Tek bir karar verici belirlemek: Firmada ekranları onaylayacak tek bir yetkili olması, geri bildirim döngüsünü haftalardan günlere indirir.

Kaçınılması gereken tasarruf ise test, yedekleme ve güvenlikten kısmaktır. Bu kalemlerden yapılan kesinti, teslimden sonra katlanarak geri döner.

Proje aşamaları ve örnek takvim

Aşağıdaki takvim, yukarıdaki ilk sürüm büyüklüğündeki bir proje için örnek bir planlamadır; bir taahhüt değildir. Sizin projenizin süresi kapsam belgesiyle netleşir.

Her geliştirme döngüsünün sonunda çalışan bir parçayı görmek, sürprizleri erken yakalamanızı sağlar. Ara demolara katılmayan bir karar verici, projenin sonunda "ben bunu böyle düşünmemiştim" diyen kişiye dönüşebilir.

Teslimden sonra: Bakım, barındırma ve destek

Yazılımın maliyeti teslimle bitmez. Bütçenizde şu kalemlerin de yeri olmalı:

• Barındırma: Sunucu ya da bulut hizmeti, alan adı ve SSL sertifikası.
• Yedekleme ve güvenlik: Düzenli yedek, güvenlik güncellemeleri ve izleme.
• Üçüncü taraf hizmetler: SMS, e-posta gönderimi, harita ya da e-fatura entegratörü gibi kullanıma göre ücretlendirilen servisler.
• Destek: Hata bildirimleri, sorulara cevap ve küçük düzeltmeler.
• Yeni geliştirme: İşiniz değiştikçe doğacak yeni ihtiyaçlar.

İmalat sektöründe faaliyet gösteren küçük ya da orta ölçekli bir işletmeyseniz, yazılım yatırımınız için KOBİ Dijital Dönüşüm Destek Programı koşullarına da göz atın.

Teklifte olması gerekenler

İki teklifi yalnızca toplam tutarla karşılaştırmak çoğu zaman yanlış karara götürür. İyi bir teklifte şunlar yazılı olmalı:

• ekran ve özellik listesiyle kapsam, ayrıca kapsam dışında kalanlar,
• aşamalar ve her aşamanın teslim ve kabul kriterleri,
• aşamalara bağlı ödeme planı,
• değişiklik taleplerinin nasıl fiyatlanacağı,
• kaynak kodun ve fikri hakların durumu,
• barındırmanın kimde olacağı ve hesapların kimin adına açılacağı,
• teslim sonrası hata düzeltme süresi ve ayrı gösterilen bakım ücreti,
• eğitim ve dokümantasyon,
• sözleşme bittiğinde verinin size nasıl teslim edileceği.

Fiyatlama modeli de önemlidir. Kapsam netse sabit fiyat mümkündür; belirsiz bölümler varsa aşama aşama sabitlenen bir model ya da harcanan zamana göre fiyatlama daha adil olabilir.

Sezbil'de özel yazılım projelerine hedefle başlıyoruz: Bu yazılım hangi işi hızlandıracak, hangi hatayı bitirecek? Sonra ilk çalışan sürümün kapsamını ve takvimini yazılı olarak çıkarıyor, canlıya aldıktan sonra kullanımını ölçerek sonraki aşamaya karar veriyoruz. Ayrıntılar firmaya özel yazılım sayfamızda.

Görüşmeye hazırlanmak için

İlk görüşmeyi verimli geçirmek için yanınızda şunlar olsun:

• bugün kullandığınız Excel dosyalarından ve formlardan birer örnek,
• süreci adım adım anlatan kısa bir not ya da çizim,
• yazılımı kullanacak kişilerin rolleri,
• bağlanması gereken programların adları,
• "bu olmazsa yazılım işimize yaramaz" dediğiniz üç özellik.

Hazırsanız iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.