Proforma fatura nedir, nasıl hazırlanır? Fiyat teklifinden farkı

Ostim'de makine parçası üreten bir firmaya yurt dışındaki bir alıcıdan e-posta geliyor: "Fiyatta anlaştık. Bankaya sunmamız için proforma gönderebilir misiniz?" Firma o güne kadar yurt içinde teklif ve fatura ile çalışmış; proformanın ne olduğu, içine ne yazılacağı ve muhasebeye girip girmeyeceği belirsiz.

Proforma fatura nedir sorusunun kısa cevabı şu: Satış gerçekleşmeden önce, anlaşılan koşulları alıcıya resmî bir fatura düzeninde gösteren ön belgedir. Aşağıda proformanın ne işe yaradığını, fiyat teklifinden ve gerçek faturadan farkını, içinde neler olması gerektiğini ve nasıl kesildiğini anlatıyoruz.

Proforma fatura nedir, ne işe yarar?

"Proforma" kelimesi "ön" ya da "biçim gereği" anlamına gelir. Gelir İdaresi'nin bir özelgesinde de proforma fatura, satıcının alıcı adına düzenlediği ve yapılan anlaşmanın bütün ayrıntılarını gösteren bir belge olarak tarif ediliyor (GİB özelgesi, 2013).

Proforma fatura ne işe yarar? En sık kullanıldığı durumlar şunlardır:

• Peşin ya da avans ödeme: Alıcı, ödeyeceği tutarı ve banka bilgilerini proformadan görür.
• İhracat ve ithalat: Alıcı, ödeme ya da akreditif işlemleri için proformayı bankasına sunar; ithalat işlemlerinde de istenebilir.
• Kredi, finansal kiralama ve teşvik başvuruları: Makine ya da ekipman alırken bankalar ve kurumlar çoğu zaman satıcıdan alınmış proformayı ister.
• Alıcının iç onayı: Kurumsal müşterilerde satın alma birimi, bütçe onayını proformadaki kesinleşmiş tutarla alır.
• Anlaşmanın yazılı özeti: Miktar, fiyat, teslim ve ödeme koşulu tek belgede görünür; sonradan kesilecek faturaya temel olur.

Proforma fatura, fiyat teklifi ve fatura: farklar

Üç belge birbirine benzer göründüğü için sık karıştırılır. Aradaki farkı şu tablo özetliyor:

Fatura, Vergi Usul Kanunu'nun 229. maddesinde satılan mal ya da yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı gösteren belge olarak tanımlanır. Proforma düzenlendiğinde henüz satış gerçekleşmemiştir; bu yüzden faturanın yerine geçmez. Teklifin nasıl hazırlanacağını merak ediyorsanız fiyat teklifi nasıl hazırlanır yazımıza bakabilirsiniz.

Proforma faturada bulunması gerekenler

Proforma fatura nasıl hazırlanır sorusunun cevabı büyük ölçüde gerçek faturanın içeriğine benzer. Farkı, belgenin proforma olduğunun açıkça yazılmasıdır:

• Belgenin üstünde büyük harflerle "PROFORMA FATURA" (yurt dışı için "PROFORMA INVOICE") ibaresi
• Proforma numarası, düzenleme tarihi ve geçerlilik tarihi
• Satıcı bilgileri: unvan, adres, vergi dairesi ve numarası, iletişim
• Alıcı bilgileri: unvan, adres, vergi numarası; yurt dışındaki alıcıda ülke ve vergi kimliği
• Kalemler: ürün kodu, tanım, miktar, birim, birim fiyat, tutar
• Ara toplam, varsa iskonto, yurt içi satışta KDV ve genel toplam; para birimi
• Teslim süresi ve teslim şekli
• Ödeme koşulu ve banka bilgileri
• Satıcının imzası ya da kaşesi

Proformaya kendi numara serinizi verin ve fatura numaralarınızla karıştırmayın. Alıcının unvanını, gerçek faturada kullanacağınız biçimde yazmak da sonraki adımda hata yapma ihtimalini azaltır.

İhracatta proforma: teslim şekli, ödeme koşulu, döviz

İhracatta proforma, alıcının bankası ve gümrük işlemleri açısından daha ayrıntılı olmalıdır:

• Teslim şekli: EXW, FOB, CIF gibi Incoterms kısaltmalarıyla malın nerede teslim edileceği, navlun ve sigortayı kimin ödeyeceği.
• Ödeme koşulu: Peşin, mal mukabili, vesaik mukabili ya da akreditif. Akreditifli satışta proformadaki bilgilerin sonradan bankaya sunulacak belgelerle birebir tutması gerekir.
• Döviz: Para birimi, tutarın yazıyla karşılığı ve ödemenin gönderileceği döviz hesabı.
• Mal bilgileri: Gümrük tarife pozisyonu (GTİP), net ve brüt ağırlık, koli ya da palet sayısı, menşe ülke.
• Sevkiyat: Yükleme yeri, varış yeri ve taşıma şekli.

Gümrük Yönetmeliği'nin 115. maddesi, gümrükte kullanılan faturada ödeme şartları, satış bedeli ve teslim şartı (CIF, FOB gibi), birim fiyat, kapların cinsi ve sayısı, teslim ve ödeme yeri ile gönderilme şeklinin yer almasını öngörüyor. Proformayı baştan bu alanlarla hazırlamak, sonradan kesilecek ihracat faturasıyla tutarlılığı kolaylaştırır. İhracat teslimleri KDV Kanunu'nun 11. maddesine göre vergiden istisna olduğundan ihracat proformalarında genellikle KDV satırı bulunmaz. Ayrıntılar için gümrük müşavirinize danışın.

Proforma fatura örneği: bölüm bölüm

Aşağıdaki proforma fatura örneği yurt içi bir satış için hazırlanmış bir iskelettir. Köşeli parantezleri ve "…TL" yazan yerleri kendi bilgilerinizle doldurun.

Ödeme açıklamasına proforma numarasının yazılmasını istemek, gelen ödemeyi doğru siparişle eşleştirmeyi kolaylaştırır.

Proforma fatura nasıl kesilir?

Proforma fatura nasıl kesilir sorusunun cevabı, gerçek faturadan farklıdır: Proforma, e-fatura ya da e-arşiv fatura olarak düzenlenen bir belge değildir. Teklif ya da muhasebe programınızdan veya bir şablondan PDF olarak hazırlanır ve e-postayla gönderilir. Sıralama genellikle şöyledir:

1. Teklif onaylanır, miktar ve koşullar netleşir.
2. Proforma hazırlanır ve alıcıya gönderilir.
3. Alıcı ödemeyi yapar ya da akreditif, kredi gibi işlemlerini başlatır.
4. Mal teslim edildiğinde ya da hizmet yapıldığında gerçek fatura düzenlenir.

Vergi Usul Kanunu'nun 231. maddesine göre fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir; Hazine ve Maliye Bakanlığı bazı işlerde bu süreyi kısaltabilir. Yani peşin ödeme almış olmanız faturayı ortadan kaldırmaz.

Muhasebe tarafında dikkat edilecek noktalar:

• Deftere kayıt: Yukarıdaki GİB özelgesinde, proformanın Vergi Usul Kanunu'na göre düzenlenmesi zorunlu bir belge olmadığı ve içindeki bedellerin deftere gelir ya da gider olarak kaydedilemeyeceği belirtiliyor. Proformaya dayanarak alınan ödemenin nasıl izleneceğini mali müşavirinize sorun.
• KDV: KDV Kanunu'na göre vergiyi doğuran olay malın teslimi, hizmetin yapılması ya da bunlardan önce fatura veya benzeri belge düzenlenmesidir. Proforma fatura olmadığından yaygın kabul, tek başına KDV doğurmadığı yönündedir. Alıcı da KDV'yi ancak fatura ya da benzeri belgeyle indirebilir.
• Damga vergisi: 2018 tarihli bir GİB özelgesinde, yalnızca satıcının imzaladığı proformanın damga vergisine tabi olmadığı, alıcının da imzalaması hâlinde sözleşme sayılıp damga vergisine tabi tutulması gerektiği belirtiliyor.

Özelgeler, soran mükellefin kendi durumu için verilir; ama idarenin bakışını gösterir. Kendi işleminizin kaydı ve beyanı için mutlaka mali müşavirinizin görüşünü alın.

Teklif, proforma ve faturayı tek sistemden üretmek

Birçok işletmede teklif Word'de, proforma Excel'de, fatura muhasebe programında hazırlanır. Aynı bilgi üç kez yazılır ve hatalar da burada doğar: proformada farklı birim fiyat, faturada farklı alıcı unvanı, teklifte olmayan bir kalem.

Daha verimli düzen, belgeyi bir kez oluşturup bir sonraki adıma taşımaktır. Fiyat teklifi modülünde onaylanan teklif tek tıkla proformaya dönüşür. Teslim yapıldığında aynı kayıttan e-fatura modülüyle fatura kesilir; fatura, işletmenin çalıştığı özel entegratör üzerinden e-fatura ya da e-arşiv olarak gider. Bu bağlantının nasıl kurulduğunu e-fatura entegrasyonu nedir yazısında, teklif ve müşteri takibini ise teklif hazırlama programı ve CRM yazısında anlattık.

Sezbil bu düzeni firmaya özel yazılım kapsamında kuruyor. Sezbil özel entegratör değildir; sizin sisteminizi çalıştığınız entegratöre bağlayan yazılımı kurar. İşe hedefle başlıyoruz: Belge hazırlama süresini mi kısaltmak istiyorsunuz, hatalı faturaları mı sıfırlamak? Kurulumdan sonra bu ölçütleri birlikte izliyoruz.

Proformada sık yapılan hatalar

• "Proforma" ibaresini yazmamak; alıcının belgeyi gerçek fatura sanması.
• Proformaya fatura seri numarası gibi görünen bir numara vermek.
• Geçerlilik tarihi yazmamak; aylar sonra eski fiyatla ödeme gelmesi.
• İhracatta teslim şeklini belirsiz bırakmak; navlunun kime ait olduğunun tartışılması.
• Banka bilgisini ya da alıcı unvanını, faturada kullanılacak biçimden farklı yazmak.

Bu beş hatayı önlemek için hazır bir şablon ya da proformayı teklif kaydından otomatik üreten bir sistem kullanmak yeterlidir.